Wo ist eigentlich schon wieder der Tag geblieben?

Vermutlich jeder kennt das Gefühl sich viel für den Tag vorgenommen zu haben super produktiv zu sein und dann mit ernüchternden Blick auf die Uhr festzustellen, dass es mit dem Fokus wieder nicht funktioniert hat und die Hälfte der ToDos noch offen ist. 

Jeden Tag verbringen wir viel Zeit vor dem Laptop und nehmen uns fest vor, Aufgaben konzentriert und fokussiert abzuarbeiten und produktiv zu sein, doch ständig klingelt das Telefon und ein Pop-Up von Microsoft Teams wirft mich wieder komplett raus.
Diese Problematik habe ich am Dienstag 23.03.22 in einem Lightning Talk in der M365 PowerWeek zu Produktivitäts-Hacks von einfachM365.de den Teinehmer:innen erläutert.

In meiner Session zeigte ich Tipps und Hacks, wie Ihr mit den Tools aus Microsoft 365 Störungen minimieren oder gar eliminieren könnt und mehr Zeit für fokussiertes und konzentriertes Arbeiten erhaltet. All das bringen die Tools bereits mit, wir müssen es nur noch nutzen..! Da nicht jeder dem Event beiwohnen konnte folgen die wichtigsten Inputs in diesem Beitrag. Dieser wird etwas länger.
Ich verlinke ebenfalls das Handout zum Download, wer es lieber als PDF schaut. (#sharingiscaring)

Produktivität und Fokus: Schwer zu bekommen, leicht zu verlieren.

Eine Studie hat gezeigt, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter alle 6 bis 8,5 Minuten durch sein Smartphone oder E-Mail-Benachrichtigungen abgelenkt wird.

Eine andere Studie (von Microsoft) fand heraus, dass die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne seit dem Jahr 2000 um 33 % gesunken ist.
Kein Wunder, dass so viele Menschen damit kämpfen, Dinge zu erledigen.

Das bedeutet auch: Der ständige Strom von Unterbrechungen durch unsere Smartphones, Messaging-Apps, E-Mails, Benachrichtigungen und sogar durch andere Menschen hindert uns daran, in einen Flow-Zustand zu kommen – und dort zu bleiben.

Das Arbeiten in einem Flow-Zustand erfordert eine ablenkungsfreie Umgebung!
Es ist demnach entscheidend diese Ablenkungen zu minimieren. Schalte also deine Benachrichtigungen aus, lege Dein Telefon außer Sichtweite, schließe deine Social Media- und E-Mail-Apps und nutzt ggf. Noise-Canceling Kopfhörer um Geräusche der Außenwelt zu reduzieren.
Wenn Du geistige Höchstleistungen erreichen willst, solltest Du in dieser Hinsicht diszipliniert sein

Eine 10-jährige McKinsey-Studie über Flow und Produktivität fand heraus, dass Top-Führungskräfte während des Flow fünfmal produktiver sind. Das ist eine 500%ige Steigerung der Produktivität! Das bedeutet, wenn Du eine ganze Woche lang täglich 2 Stunden in einem Flow-Zustand verbringst, schaffst Du so viel wie die meisten anderen Menschen in einer durchschnittlichen 40-Stunden-Arbeitswoche.

Die McKinsey-Forscher ermittelten ebenfalls, dass sich die Gesamtproduktivität sogar fast verdoppeln würde, wenn du die Zeit, die du im Flow-Zustand verbringst, nur um 15-20 % erhöhen würdest.
Mit anderen Worten: In der heutigen Wissensökonomie ist es eine wahre Superkraft zu lernen, sich die Kraft des Flow zunutze zu machen.

Zwei große Deal Breaker die uns am Flow hindern sind Prokrastination und der Multifokus.

Prokrastination: Prokrastination resultiert in der Regel nicht aus fehlender Movitation, sondern eher aus einer Unsicherheit. Diese bezieht sich bspw. auf den Umfang einer Aufgabe der viel zu Groß scheint.
Die Unsicherheiten müssen für mehr Produktivität reduziert werden.

Multitasking & Multifokus: Multitasking geht! Bringt uns nur leider nicht das, was wir uns davon erhoffen, denn: Multifokus funktioniert nicht! Unser Gehirn kann nicht parallel, sondern nur sequenziell, wie auch ein Computer seine Tasks nur nach und nach bearbeiten kann. Durch die bereits benannten Benachrichtigungen und Ablenkungen wandert der Fokus ständig von A nach B zu C etc..!

Die Ivy-Lee-Methode

Zwei Buchempfehlungen an dieser Stelle: Die Bücher sind beide sehr interessant und geben tolle Tipps und Perspektiven, wie man wirklich mehr schaffen kann in seiner begrenzten Zeit. Klare Leseempfehlung. (Gibt es z.B. auch bei Blinkist als kurze Zusammenfassung)

• Eat that Frog: 21 Wege, wie Sie in weniger Zeit mehr erreichen (Autor: Brian Tracy) – ca. 20 € bei Amazon
• Essentialism: Die konsequente Suche nach Weniger (Autor:Greg McKeown) – ca. 20 € bei Amazon

Beide Ansätze kombinieren sich in der Ivy-Lee Methode. Diese ist ziemlich simpel in in diesem kurzen YouTube Video wunderbar erklärt: So schaffst Du mehr als andere (Ivy-Lee-Methode)

Damit haben wir nun den Grundstein gelegt und hoffentlich verstanden, warum es so wichtig ist alle Störungen auf ein Minimum zu reduzieren! Zeit ein paar Einstellungen zu verändern.

Einstellungen in Outlook

Beginnen wir mit Outlook.
Die Einstellungen erreichen wir über Datei -> Optionen und können uns dann durch das Menü klicken. 
Die nachfolgende Galerie visualisiert alle wichtigen Einstellungen die (meiner Meinung nach) mal geprüft und verändert werden sollten.